Prowadzisz działalność gospodarczą i musisz założyć kasę fiskalną? Obowiązki związane z ewidencjonowaniem obrotu to nie tylko zakup urządzenia rejestrującego. Sprawdź, kiedy powstaje obowiązek założenia kasy fiskalnej i na czym polega fiskalizacja kasy fiskalnej. Jakie trzeba dopełnić formalności, by uchronić się przed konsekwencjami prawnymi niedopełnienia obowiązku i surowymi karami pieniężnymi?

Kiedy kasa fiskalna jest niezbędna?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, prowadzącym sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, to w ciągu 2 miesięcy, od przekroczenia obrotu na poziomie 20 000 zł, masz obowiązek zainstalować kasę fiskalną. Czyli moment rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży towarów i usług nie jest jednoznaczny z dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Dopiero po przekroczeniu wspomnianego wyżej limitu obrotu, powstaje obowiązek posiadania urządzenia rejestrującego. Należy jednak trzymać rękę na pulsie i nie odkładać zakładania kasy fiskalnej na ostatnią chwilę. Procedura wprowadzenia kasy fiskalnej wymaga czasu i dopełnienia kilku niezbędnych formalności.

Zgłoszenie kasy fiskalnej w Urzędzie Skarbowym

Kwestią kluczową jest terminowe zgłoszenie kasy w Urzędzie Skarbowym. Zamiar założenia kasy fiskalnej w firmie powinniśmy zgłosić na piśmie do naczelnika Urzędu Skarbowego właściwego ze względu na miejsce prowadzonej działalności. Określamy dokładnie liczbę planowanych kas (także rezerwowych) oraz miejsce ich zainstalowania. To tzw. zgłoszenie przedinstalacyjne, które powinno nastąpić najpóźniej na 1 dzień przed rozpoczęciem rejestrowania obrotu.

W przypadku kas przenośnych nie przewidziano w przepisach żadnych dodatkowych obostrzeń. Wówczas za miejsce instalacji urządzenia podaje się adres siedziby przedsiębiorstwa lub adres miejsca zamieszkania podatnika.

Zgłoszenie przedinstalacyjne jest istotne nie tylko z uwagi na obowiązek nakładany przez przepisy, ale także stanowi warunek konieczny do skorzystania z ulgi podatkowej na zakup kasy fiskalnej (odliczyć można 90 % wartości netto). Ulga wynosi max. 700 zł i przysługuje tym przedsiębiorcom, którzy dokonują zgłoszenia urządzenia rejestrującego w Urzędzie Skarbowym po raz pierwszy.

Na czym polega fiskalizacja kasy fiskalnej

Kolejnym etapem, pozwalającym na ewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy, jest fiskalizacja, często nazywana także legalizacją. Sam zakup kasy pozwala jedynie na pracę w trybie wstępnym, treningowym.

Zamiar uruchomienia kasy także wymaga zgłoszenia do US, najpóźniej na 7 dni przed planowaną fiskalizacją. Aby kasa zaczęła pracować w trybie fiskalnym konieczna jest fiskalizacja – odpowiednie zaprogramowanie kasy. To jednorazowa czynność, dokonywana w obecności serwisanta. Służy zsynchronizowaniu pracy modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy i jest zakończona wydrukowaniem dobowego raportu fiskalnego.

Serwisant wprowadza do pamięci kasy NIP przedsiębiorcy, nazwę oraz inne dane dotyczące prowadzącego działalność. Wszystkie dane, z wyjątkiem NIP, mogą być zmieniane. Warto zdecydować się na jeden serwis do obsługi wszystkich posiadanych przez nas kas, najlepiej w miejscu, w którym zakupiliśmy kasy.

Podatnik może korzystać jedynie z takiego serwisu, zarówno gwarancyjnego, jak i pogwarancyjnego, za który odpowiedzialny jest producent krajowy albo importer. Ewentualnie może serwisować urządzenia w innych jednostkach, ale tylko w przypadku, gdy prowadzący ten serwis posiada autoryzację producenta krajowego lub importera.

Zgłoszenie poinstalacyjne

Po przeprowadzeniu fiskalizacji musisz obowiązkowo w terminie 7 dni zgłosić ten fakt do Urzędu Skarbowego. To tak zwane zgłoszenie poinstalacyjne. Ten sam obowiązek spoczywa także na serwisancie. W urzędzie otrzymasz unikatowy numer ewidencyjny, który dotyczy tylko jednego urządzenia i jego książki. Numer należy umieścić na kasie fiskalnej w widocznym dla klientów miejscu. Numer powinien być naniesiony w sposób trwały, tak by nie można go było usunąć.

Już wiemy na czym polega fiskalizacja kasy fiskalnej, nie jest to trudny temat, choć wymaga wykonania pewnych urzędowych zgłoszeń. Od momentu fiskalizacji możesz korzystać z kasy fiskalnej i rejestrować skutecznie i zgodnie z prawem obrót prowadzonej działalności.