Faktury uproszczone a Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Faktury uproszczone a Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Rate this post
Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zostanie wprowadzony obligatoryjnie od 1 lutego 2026 roku dla dużych podmiotów oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich przedsiębiorców. To istotna zmiana w sposobie wystawiania i dokumentowania transakcji dla polskich podatników. System ten ma na celu uproszczenie oraz ujednolicenie procesu fakturowania. Wiąże się również z koniecznością dostosowania dotychczasowych praktyk, szczególnie w kontekście faktur uproszczonych i kas fiskalnych.

Faktura uproszczona – co to za dokument ?

Faktura uproszczona to dokument, który podatnik może wystawić, gdy kwota brutto transakcji nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Tego rodzaju faktura musi zawierać pewne minimalne dane, takie jak numer NIP nabywcy, dane pozwalające na identyfikację sprzedawcy oraz informacje umożliwiające określenie poszczególnych stawek VAT. Faktura uproszczona nie wymaga podania pełnych danych nabywcy ani jednostkowej ceny netto towaru lub usługi, co znacząco upraszcza jej wystawianie.

Faktury uproszczone w kontekście KSeF

Od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł, oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich przedsiębiorców, wszystkie faktury sprzedaży będą musiały być dokumentami ustrukturyzowanymi. Oznacza to, że bądą przesyłane do KSeF i otrzymają odpowiedni numer identyfikacyjny. W praktyce oznacza to koniec możliwości wystawiania faktur uproszczonych w formie paragonów fiskalnych z NIP nabywcy.

Kasy fiskalne a e-faktury

Obecnie, podatnicy mogą wystawiać faktury za pomocą kas fiskalnych. W przypadku transakcji na kwoty do 450 zł brutto, paragon z NIP-em nabywcy jest uznawany za fakturę uproszczoną. Taka możliwość istnieje do końca stycznia 2026 roku dla dużych podmiotów. Pozostali przedsiębiorcy mają czas do końca marca 2026 roku. Po tych okresach wprowadzenie systemu KSeF wykluczy opcję wystawiania faktur na większości kas fiskalnych. Dodatkowo zakończy możliwość uznawania paragonów z NIP za faktury uproszczone.

Przykładowe kasy fiskalne, które będą miały możliwość wystawiania e-faktury:

Przepisy przejściowe i nowe regulacje

W okresie przejściowym, od 1 lipca 2024 roku do końca stycznia 2026 roku dla dużych podmiotów oraz do końca marca 2026 roku dla wszystkich przedsiębiorców, podatnicy będą mieli jeszcze możliwość wystawiania faktur elektronicznych lub papierowych przy użyciu kas rejestrujących. Jednakże od 1 lutego 2026 roku dla dużych podmiotów oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich przedsiębiorców, każda faktura, w tym faktury uproszczone, będzie musiała być wystawiane za pośrednictwem KSeF.

Nowe regulacje nie wpływają na obowiązek dokumentowania sprzedaży na rzecz konsumentów (osób fizycznych) za pomocą paragonów fiskalnych. E-faktura podatnik nie wystawi na rzecz konsumenta. Nadal będzie można żądać od przedsiębiorcy wystawienia faktury papierowej lub elektronicznej.

Przygotowanie do zmian

Wprowadzenie KSeF wymaga od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania. Między innymi integracji systemów księgowych z KSeF. Dla wielu firm oznacza to konieczność aktualizacji oprogramowania księgowego, zgodnego z nowymi wymogami e-fakturowania. Przedsiębiorcy muszą być świadomi, że każdy dokument sprzedaży zostanie uznany za wystawiony po jego przekazaniu do KSeF i nadaniu numeru identyfikacyjnego.

Podsumowując, obligatoryjny KSeF przynosi znaczące zmiany w zakresie fakturowania. Eliminuje możliwość wystawiania faktur uproszczonych i faktur za pomocą niektórych kas fiskalnych od 2026 roku. Przedsiębiorcy powinni przygotować się na te zmiany, aby zapewnić ciągłość i zgodność swoich procesów sprzedażowych z nowymi przepisami.

Przydatne linki: