Wybór urządzenia fiskalnego nie jest prostą sprawą. Gama kas i drukarek dostępnych na rynku jest bardzo rozbudowana od najtańszych i najmniejszych aż po zaawansowane urządzenia. Należy zadać sobie pytanie: kasa fiskalna czy drukarka fiskalna – co będzie lepsze dla konkretnej działalności.
Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna
Kasy fiskalne są lepsze dla małych przedsiębiorców, bez perspektyw na gwałtowny rozwój usług lub asortymentu, są też dużo tańsze, co jest niebagatelnym argumentem. Z kolei, dużo droższe drukarki dają większe możliwości – zarówno teraz jak i w przyszłości.
Kasa fiskalna
Kasa to urządzenie elektroniczne rejestrujące sprzedaż. Działa samodzielnie, w oparciu o własne oprogramowanie. Do bazy danych należy wprowadzić asortyment i odpowiednie stawki podatkowe. Z jednej strony jest to kłopotliwe z uwagi na niestandardową klawiaturę i trudności w generowaniu raportów, z drugiej pozwala na autonomiczne funkcjonowanie kasy, bez podłączania do komputera. Po zaprogramowaniu urządzeń nie można wprowadzać w nich żadnych zmian, czyli w praktyce na ok. 5 lat (do końca pamięci fiskalnej).
Koszt zakupu kasy jest dużo niższy – ok. 1-2 tys. zł. Lepiej sprawdza się przy działalności usługowej lub przy małej ilości produktów. Przy sprzedaży towarów, trzeba ręcznie aktualizować program magazynowy. Nie ma możliwości wystawienia faktury VAT ani obsługi promocji i rabatów.
Drukarka fiskalna
To urządzenie działające podobnie do kasy fiskalnej, lecz potrzebujące stałego podłączenia do komputera i osobnego oprogramowania. W ten sposób proces rejestracji jest usprawniony, możliwa jest bardziej precyzyjna analiza danych niż w przypadku kasy. Homologacja wydawana jest na samą drukarkę, więc bez kłopotu da się zaktualizować sterujące nią oprogramowanie.
Tak samo jak przy kasach fiskalnych, drukarki mogą być stacjonarne bądź mobilne (komunikacja z systemem sprzedażowym za pomocą WiFi, Bluetooth czy USB). Różne rodzaje urządzeń posiadają rozmaite funkcjonalności i pojemność bazy PLU, zwykle większe niż przy kasach. Jest to wygodna opcja, ale wiąże się z dość wysokimi kosztami: zakup urządzenia (ok. 2- 3,5 tys. zł), komputera i stosownego oprogramowania. Dlatego drukarki fiskalne stosowane są głównie przez duże sieciowe sklepy, stacje paliw czy supermarkety. Pozwalają jednak na rozwój firmy o nowych pracowników lub powiększenie asortymentu.
Zalety i wady – kasa fiskalna czy drukarka fiskalna
- niższe koszty zakupy
- wymagane tylko jedno urządzenie
- duży wybór modeli – przenośne, stacjonarne, małe, duże
- brak podglądu stanów magazynowych
- minimalny zakres promocji i rabatów
- brak możliwości bezpośredniego wystawiania faktur VAT
- możliwość wystawienia faktury VAT
- bieżący podgląd stanów magazynowych
- wprowadzanie rabatów i promocji
- wyższe koszty zakupy
- wymagane kilka urządzeń – komputer, oprogramowanie, drukarka